举办一场答谢会活动，不可避免的会发生一些突发事件。下面这份方案，可以给你一个参考和提醒。

一、天气情况

1.提前三天查看天气预报，了解举办当天的天气情况，当天上午通过短信方式向来宾发送天气状况，进行温馨提示

2.如果预计活动当天有雨雪天气：需在提前一天短信提醒来宾带好防寒衣帽、伞等物品出门；活动当天准备好备用伞、纸巾等物品；若活动当天有道路、场馆门口积雪等状况，需及时协调场馆负责人清理车道、布置防滑设施和防滑提示

3.若天气预报活动当天情况极端恶劣，严重影响客户出门，则需提前2天与领导商议，看是否推迟答谢会；若有时间变动，第一时间通知客户。

二、安全问题

1.场馆外安全：

做好场馆外安全提示、道路指引等，关注可能引发安全问题的因素，及时提醒注意

2.场馆内安全：

①询问相关部门，此类大型活动是否需要报备；

②场馆内安全通道需保持畅通；

③活动正式开始前，主持人需提示来宾注意事项：注意人身和财产安全；

④场内安排2名安保负责人员。

3.来宾人数超出预计

①物料中是按照2500人规模的来访量预估的，客户礼品、水等物品按照3000-3500份准备；留出预备量；

②整个场馆本身可容纳4000人，另外让活动公司准备了500把宴会椅，可保证到场来宾座位充足；

③来宾人数超出预计时，安保方面要提高注意力，有机动人员可随时调动。

4.来宾人数严重不足

①要求两个项目在进行客户邀约时，务必要与客户约定好时间，发放入场券时要算好来宾数量，尽可能保证拿到入场券的来宾均可到场；

②场馆布置时，会采用作为集中布置的方式；来宾到访后，引导来宾集中入座，不要呈放射状散座。

5.客诉问题

①活动当天可能会有问题客户找公司领导反应问题、投诉等，在此之前，两个项目销售经理必须对问题客户进行摸底，并确认客户邀约的方式，事先进行安抚工作；如果要邀约问题客户，则要更为谨慎，要表示出公司的诚意，避免客户觉得自己被排斥而借机闹事；

②对于存在客诉倾向的客户，销售端整理完客户资料后，在筹备活动期间，将客户情况向工作人员和领导做出说明，让大家有所准备，确保在活动当天客户若有闹事现象时，现场人员可以及时反应、及早进行客户安抚；

③活动当天，希望两个项目的销售负责人、客服负责人在场，如果发生客诉，可以第一时间清楚客户问题，防止客户借故闹大事件影响。

④对于客诉的应对原则：及时安抚情绪；与大多数人隔开、单独解决问题；将负面影响控制在最小范围内。

三、活动注意事项

1.项目策划需充分做好活动宣传和客户召集工作，将媒体资源用足；利用好短信平台，及时向客户发布答谢会进度信息；

2.销售部门要尽可能多邀请客户到场，除了业主之外，也可邀约有挖掘潜力的意向客户，提前通知客户，确认好最终人数，避免出现预计人数与实际人数相差过大的现象；

3.建议活动当日所有的工作人员着西服，佩戴工作证；活动当日的接待中，工作人员要保持良好的精神状态和热情积极的态度，以家人的感觉接待到场客户，让来宾感受到温馨舒适的氛围；

4.因此次答谢会并未在座椅上张贴号码，来宾是按照坐席区域分区入座，需引导客户尽量靠前就坐。

5.活动现场的安全也是一个比较重要的事项，可与向物业寻求经验，将应急预案细化，维护好现场秩序。

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