通过举办商家答谢酒会，更好地与商家联络感情、促进交流,感谢商家对我公司的支持和厚爱,倡导共赢理念,建立彼此更好的合作关系。

一、活动概况

1.酒会主题

——XX集团商家答谢酒会

(风雨历程——感谢有你!)

(品牌升级——邀您共鉴!)

(辉煌之路—— 你我共筑!)

2、酒会目标:

1) 通过此活动正式向商家宣布百货品牌升级并更名为XX百货成立了XX集团等相关事宜,通过介绍,提升商家对XX百货的认知度,增强商家对我公司的信心;

2) 通过次活动更直接地展示XX百货实力和风采、提高XX百货在业界的声望、增强XX百货在业界的影响力。

3、时间:

4、地点:XX酒店

5、与会人员:

XX集团管理高层、XX集团合作商家、业界知名人士等约200人

6、活动方式:

本次活动主要以宴会形式进行。

二、答谢酒会筹备小组

1、第一组:策划总控组

a、负责活动总体策划及前期筹备工作的控制,制作前期准备时间表,以确保酒会的顺利、圆满举行;

b、负责对其它各组工作的跟进督促,协调并协助其它各组按计划完成;

c、负责酒会流程方案的书写及监督执行;

d、负责经费的调配;

e、处理紧急情况。

2、第二组:宣传组

任务:a、利用海报、横幅等方式做好活动现场(含酒店外围)布置;

b、负责酒会所有宣传物料的设计、制作等准备工作(请柬、活动现场签到台、礼品奖品的包装、企业画册、企业展示画面、企业宣传幻灯片等);

c、酒会主持人的确认及台词审核,现场活动音乐准备;

d、负责现场摄影及DV摄像;

e、联系执行组落实好现场音响、灯光、投影仪等相关设备,并负责活动过程中的使用;

f、所有工作向策划总控组长负责,做到即时沟通

3、第三组:执行组

任务:a、联系酒店并确定酒会场地。

b、联系商家及业界代表,确定酒会邀请人员名单,活动当日提供花名册。

c、联系宣传组制作邀请与会人士的请柬,并在规定时间里发出请柬。

d、活动相关物品的购买,如奖品、礼品。 e、做好酒会当日接待等后勤服务。

注:各工作组在开展自己的工作时,请自觉与其它小组协调进行。

三、各阶段任务及工作分配。

1、酒会策划及准备期

2、酒会当日流程:

活动开始前1个小时,各组负责人必须到位,再次检查各种设备是否正常工作,以及物品是否齐全,总控组做好到场工作人员登记。

⑴18:00与会嘉宾入场,执行组做好接待、签到工作、并为来宾发放小礼品,现场播放暖场音乐。

⑵18:30酒会正式开始:

18:30主持人宣布酒会开始并致开场白 ,

18:35主持人介绍与会嘉宾及XX集团到会领导。

18:40XX集团驻XX办事处主任。

18: 45XX集团采购部总监。

18:50主持人邀请XX行政部经理一起介绍百货品牌升级事宜,介绍XX集团发展历程,并附相关企业幻灯片图片。

19:10XX集团总裁致答谢辞

19:15总裁带领XX领导举杯送祝愿,邀请大家开始用餐,尽情享用。

用餐过程中播报优雅音乐,滚动播放企业宣传幻灯片。

20:30兄弟单位致贺词。

20:40XX集团给XXXX年度优秀商家颁奖。

20:50商家代表发言。

21:00主持人总结颁奖。

21:30所有参会人员集体合影。

22:00酒会在一首悦耳的音乐声中慢慢的结束。

3、酒会后期工作:

送走来宾,收拾物品并整理场地;费用结算;书面总结及照片整理,为与会来宾发放纪念照片。

注:1)晚会结束后立即开展清理会场工作,各负责人完成自己的工作即可离开会场;

2)如不能马上归还的物品,先送回相关责任人,并在以后的一天内由原定负责人送达。

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