周年庆典活动事务繁杂，在执行的过程中，很容易出现错漏。如果将工作的清单一一详细的列举出来，可能会减少很多在执行过程中出现的差错。关于企业周年庆的人员安排以及备忘录，下面就是一个范例。

⒈活动筹委会：

项目有关负责人、礼仪公司负责人（检查督促周年庆典流程落实情况，协调安排和知道各工作组工作，重要嘉宾的接待，处理突发事件。）

⒉执行组：

⑴解决场地使用、清理、临时用电；

⑵负责周年庆典背景的搭建，现场项目布置等；

⑶布置气氛安排

⑷执行沟通会议的召开

⑸周年庆典现场监控与流程监控

⑹物料到位

⑺人流输导

⒊场务组  

⑴负责请柬制作、填写、发送

⑵负责有关仪式制作类制作落实

⑶负责现场摄影器材安排及拍摄工作

⑷负责有关礼仪服务人员及仪仗安排

⑸负责周年庆典期间所需物品采购工作

⑹活动期间水电清洁工作

⑺周年庆典现场的水电准备并配备电工

⑻活动期间的清洁及保洁工作和人员落实

⒋保安组：

⑴负责活动交通督导

⑵负责现场停车位设定

⑶行车次序的指挥

⑷行车路线的确定及指导

⑸活动保安工作安排

⑹与会领导嘉宾的安全保卫

⑺周年庆典现场秩序维持及指挥

⒌媒体宣传组：

⑴负责邀请新闻单位。

⑵负责周年庆典的摄影、摄像工作。

⑶于到会各媒体的沟通及资料的派发

⑷活动VCD、相册的整理及制作

⑸剪报、新闻片的收集整理

⒍设计制作组：

⑴沿线现场设计及布置

⑵活动相关物料及制作

⒎ 文秘组：

⑴负责领导讲话稿、主持人串词

⑵有关仪式文字内容落实

⑶新闻报道通稿的起草

⑷主席台座次名单及牌位

⒏公关接待组：

⑴活动的各项内容的衔接，主礼嘉宾对流程的熟悉

⑵邀请嘉宾名单最后落实，并取回回执

⑶接送嘉宾车辆的落实及交通路线的安排

⑷与有关主礼嘉宾讲解活动程序和时间的编排

⑸协调工作组各部门的工作

⑹协调各相关职能部门

二、周年庆典备忘

⑴周年庆典策划意向确定及项目落实双方签定制作服务合约

⑵请柬样式定稿

⑶双方组织临时项目组成立，随时了解汇报进度过程。在工作过程中不断完善活动内容。

⑷草拟好整个活动流程及计划

⑸有关文字内容落实及草拟定稿（包括：主题内容、气球标语等）

⑹安排好接待工作。（签到区和休息区需安排有关专人协助识别主宾及接待工作，并确定和点算与会主宾人数）

⑺草议主宾讲稿、主持人串词

⑻安排有关保安工作及交通指挥人员

⑼礼品委派专员负责派发

⑽提前完成现场水源及电源安置（电源3千瓦）

⑾活动前3天完成场地整理清洁并交付制作方开始布置现场

⑿落实有关活动举行及项目布置，如：气球放升等报批手续（丰色公司代为办理）

⒀提前预测当天天气，并对天气变化进行相应工作调整

⒁举行前两天现场保安工作（物料进场后）

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