在策划年会活动的过程中，始终要做好每一个细小的工作。如果怕自己忽略或者忘记什么事情的话，最好是能在前期把前期会务准备工作列出详细的清单，这样就不会遗忘和忽视。下面，小编就整理了一份准备方案，给大家参考一下。

一、会务工作   

1、大门口拱门及地毯铺设、笑脸墙及主迎宾墙铺设到位，走到清理畅通、领导休息区准备； 

2、酒店一楼大堂、电梯及楼梯口导向指示牌、公司主要领导席位牌、桌椅分区布置； 

3、会议流程安排卡片（背面附开会及团年饭座位示意图及会议、团年饭座位号等，各产业单位派一人举牌引导所在单位员工就坐，总部由专人落实，让来宾以最快速度按秩序就座）

4、团年饭名单卡片准备； 

5、每座小旗帜（不同分公司旗帜准备不同颜色、及矿泉水摆放整齐） 

二、现场布置（灯光、音响、舞台等）

1、灯光桁架及舞台升高 

2、灯光、音响、电子屏、幻灯片等控制操作台外搬至会场可见区域，并连接试运行正常 

3、T型台（星光大道、铺设完毕）

4、所有视频、PPT、音乐等多媒体文件素材拷贝、打包命名，存放至便于操作的界面，按顺序排列，并进行试播。

5、控制台人员分工及座位落实，年会实施灯光、音响、音乐、视频、PPT实施方案书面操作指南人手一份（注明各环节的相应多媒体配合节点）。 

6、启动仪式激光设备准备到位。 

三、车辆安排      X月X日前落实车辆安排（包括可能发生的车辆租赁）

公司安排乘坐班车人员名单汇总至XX（X月X日前完成、，自由前往务必X月X日上午8：00点前到达酒店。 

四、纪念品的发放 

1．酒店一楼大堂设临时接待区，各公司办公室派1人到场，分别负责本公司纪念品发放，事先拆开包装以防包装纸随意丢弃。 

2．纪念品安排：因当天人数众多，会场场地空间有限，提前分发到各公司。

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