第一、提前来宣告，如是一些重要的会议，把各项工作都准备妥当以后，尽早来宣布会议，便于参加者能提前就做好准备。聘请性的会议就需要精准参会的人数，提前1周的时间来通知参会者，还需要附上回执。在回执中，需要填写名字、性别、年龄等，一般会议都会提前来告知的，也没必要太早就通知。

第二、依照规则有计划的发，关于会议，需发到哪级单位或人员，依照规则来处置。没有规则的时候，需要按照常规、详细状况来进行处置。要是被告知的人没接到通知，能提出的会议没依照法定程序来举办，还否定会议的效能。接到通知没参加会议的人，自己把这个权力给放弃了。

第三、平常就需要打好根底的，可能一些琐碎、小事是不容忽略的，有的时候，把这些事情做好的话，还会起到很好的作用，以便于大家能更好来解决最实际的问题。而在会议举行前的通知也是需要到位的，保证会议举行时，会有更多人来参加会议的。

第四、确定参加会议的具体人数，发会议通知，是为判断参加者的具体人数是多少，保证每个通知都顺利的发送到参加者的手中。在通知上，是需要写明会议的时间、地点等，以保证参会者能顺利来参加会议。