深圳活动策划公司:新闻发布会的策划技巧
从事过新闻发布会策划的人都曾有过这样的担忧：举行新闻发布会的那一天，记者们会如约而至吗？假如他们来了，会不会针锋相对般向新闻发言人质询呢？
这样的担忧并非多余。美国《编辑与出版》杂志曾登载过一则卡通漫画。画面Ⅰ是前总统克林顿夫妇躺在床上；画面Ⅱ中，克林顿站在床边，眼睛瞪得大大的，希拉里显然被忽然惊醒了。克林顿说：“好可怕的一个梦啊！我梦见我举行了一次新闻发布会，但一个记者也没出面！”希拉里反唇相讥：“那不是梦，敬爱的--那是一个前兆！”
确实，在美国，公司、政府等机构每年都要召开很多新闻发布会，但这对记者而言却是一件令人心烦、疲倦的事。缘由之一是，公司缺乏必要的媒介技巧培训，电视镜头里的公司总裁、总经理或其他发言人缺乏自信、表现极不自然。因此，为着更好地在目的公众心目中制造一个良好的“虚拟世界，改动或构成公众对公司某一方面的见地，很有必要重新审视新闻发布会的策划技巧问题。
一、 什么时分？
我们晓得，假如想要取得人们持续的信任，那么就不要空喊：“狼来了！”策划新闻发布会时也不要放空炮。勿要使你的信誉--关乎媒介对公司的态度--承当风险。
不要让媒介感到参与原本能够由其他方式替代的新闻发布会是糜费时间。爱德曼国际公关公司（Elderman PR Worldwide）执行副总裁兼总经理嘉斯夫（Joseph B. Mcnamara） 以为，能否召开新闻发布会应取决于她能否值得召集各地记者跋涉而来。记者得到的不应该只是兴趣性的故事，还应该包括信息。
适于召开新闻发布会的机遇包括：公司及产品（效劳）已成为某一公众关注问题的一局部、公司或其他成员已成为众矢之的、新产品上市、开端聘用某大腕明星作本人的广告模特（记者有时对广告不感兴味而是觉得广告模特值得关注）、公司人员严重调整、扩展生产范围、获得最新纪录的销售业绩等等。
不过，上述所谓的“适宜机遇”也可能成为“不适宜机遇”。事实上，很多的新闻发布会搞得很是单调或琐碎、令人腻烦。因此，当公司调查能否举行新闻发布会时，首先应对照下列问题项目检查一下：
1、 一则新闻通稿或声像材料带--附带事情简介、背景资料--能否完整能够提供应记者所需的、媒介受众喜欢的故事？
2、 让记者们亲眼看到或试用某一新产品时，能否能够给一则新闻通稿增加些什么？
3、 公司高层管理者或董事会成员公开出面能否能为公司取得或进步凝聚力或可信度？
4、 能否提供应记者在别处得不到的新闻？
5、 能否存在其他有效向记者传送信息的途径？如，一次舞会、一次聚餐。
6、 公司新闻发言人能否有效传送信息并禁受住发问的考验？
7、 与记者面对面的交流能否能够为他们提供一个讯问公司其他方面状况而我们又不希望将之公开化的时机？如公司战略。
二、 谋划与准备中的“彩排”
俗话说：有备无患。对组织传播而言，信息必需经过精心处置并使其精确地抵达特定公众。信息传播渠道也须精心选择。所以，绝不打无准备之仗，务必要先期施行培训与排演。
普通地，搞一两次系统化培训是必要的。这样，你能够预见到发言人能否称职、哪些方面还欠缺。但也不要锻炼的过多，那样你最后呈现在记者、电视面前时就会像一台机械的录音机。详细锻炼办法如下：
1、 汇集那些平常勇于直言的人，让他们坐在记者席，给他们两类问题--一类是肯定会被问到的，还有一类是你希望不被问到的。让“记者”发问。如必要，反复2~3次。
2、 让知晓技术过工艺流程的人员与会，以检查发言人所说能否精确；如设计法律，那么公司法律参谋也应在召集之列。
3、 重复播放“彩排”录像，让新闻发言人看看本人的表情、体语效果，然后提出意见。
4、 专业人士培训。有些公司以为这是糜费时间、金钱，其实是不懂专业培训的价值所在。即便你天真地以为本人永远不会召开新闻发布会，但你必然会遇到相似的状况呈现在你的办公室里--假如某件丑闻引来大批记者蜂拥而至，那时就来不及锻炼了。
三、 选择适宜的新闻发言人
代表公司形象的新闻发言人对公众认知会产生严重影响。如其表现不佳，公司形象无疑也会令人不悦。此外，新闻发布会也是公司要员同媒介打交道的一次好时机，值得珍惜。
新闻发言人的条件普通应有以下的几方面：
1、有效传播与沟通才能是第一位的请求。触及学问面、明晰明白的言语表达才能、倾听的才能及反响力、表面--包括身体言语。
2、执行原定方案并加以灵敏调整的才能。
3、头衔很重要--新闻发言人应该在公司身居要职，有权代表公司讲话。
四、 肯定日期
肯定在哪一周的哪一天、哪一天的哪一时辰很重要。爱德曼国际公关公司普通是锁定目的公众开端的，即首先调查一下目的公众哪一时间是最容易获知某新闻音讯的时间、什么办法最好？
星期逐个般不好，记者常常忙于检查上周工作；周五也不宜选，由于很多的人正思索着如何过周末，他们当然不愿傻坐在那里发问或单独访问。周二~周四通常较适宜。此外，要确认不会有其他更重要的新闻，避开突发性事情，如地震、龙卷风等。
在某一天的几点钟开端是最艰难的一件事。早饭、晚饭的截稿时间不同。早报记者参与，新闻发布会应在中午、下午；如要在当天晚饭或电视晚间新闻报道中，最好布置在上午9：30或10：00-10：30。切忌只为公司本人思索而疏忽为记者提供便当。
五、 约请
永远不要用电话约请。带有公司标志的请求信函标明新闻发布会是很正轨的。信件中最好不注明会议联络人的全名和个人电话。爱德曼国际公关公司以为这是为了不让记者作提早采访或提早得到新闻发布会的细节。否则，如他们提早透露了一些音讯，就会伤害其他记者。
假如媒体离公司不远，就亲手送去。留意不要送得太早，致使于约请信湮没于文件堆里，但也应给对方留出反映的时间。能够即便电话讯问信件能否如期送达，对方能否与会等。
还应指出，在填写新闻发布会约请函时应思索一下谁会对本次新闻发布会内容感兴味。例如，新闻只对商业报刊记者有价值，那就只约请这些人；如是医疗新闻，那就约请医疗报刊、电视台医疗节目的记者。当然，那些长期报道公司开展的记者要一并约请。如拿不准，就先向报刊编辑或电视台发信讯问。
六、 新闻通稿与背景资料
每次发布会都应提供新闻通稿和背景引见，以便记者能在会议触及的问题之外发掘新闻事情、多大报道范围。新闻通稿最好提早发给记者，这意味着当记者一来签到时就能拿到它，这样就能够一边听一边翻看。爱德曼国际公关公司倡议客户不用担忧记者在听讲时只阅读到资料的标题--由于专业记者已习气于边搜索信息边听讲。不过，资料要设计得便于快速阅读，勿要冗长拖拉。公司还有想到提供声像材料给记者。为此，要确保有专业摄影师在场。
背景资料普通应包括以下内容：
1、 新闻发布会触及的新闻时间的要点；
2、 组织开展简史；
3、 技术手册--假如发布会的目的在于推介一种新产品或新机器；
4、 发言人个人引见及照片；
5、 其他如通讯卡、名片等供记者、编辑日后加以联络。
新闻通稿和背景资料的封面也应加以留意，要打印有公司标志，以树立公众认知。
七、 房间设置
新闻发布会所用的房间大小主要取决于与会的摄影记者。电视摄影记者比报刊摄影记者所占的空间要大。假如电视摄像机在房间后排，那么公司发言人应在房间前排就座；如只要报刊记者与会，发言人就能够坐在记者中，当有人发问时就走到前排。越随意，离记者的空间间隔越近，就容易营造出一种友好氛围。房间大小要多加留心。房子空间大、人员少，给人的印象是新闻发布会的内容新闻价值不大。与其这样，还不如在一个小点儿的房间里好：满屋济济一堂，还有一些人站在过道里，给人的印象是肯定有很重要的音讯！不要让新闻发言人坐在镜子、窗户或其它反射光线的背景之前，以防镜头效果受损。