一个会议公司负责会议策划的人，在做策划的时候，先要明白会议策划的大体流程。一个专业的会议策划，首先要预约会场。这个会议要在哪里举办，酒店还是会场还是会议室，首先要想好，想好之后要与相关人员预约登记。同时要注意，是否有分会场，分会场的地点和主会场的排布都是要注意的问题。

预约好会场之后，就要对会场进行布置。应该根据会议的具体情况来进行会场的布置。包括会场的布局、会场的设备(音响设备、茶水等)准备以及设备摆放的位置，都应该提前布置好。同时在进行过程中要注意相关材料的印刷制作，比如宣传册等宣传产品以及相关会议资料准备。

这一系列过程策划完成，还要考虑参加会议人员的接送、住宿、以及就餐情况。考虑参加会议人员是否需要派专人接送，在机场、火车站还是在高铁站接送;考虑住宿在酒店或者其他地方，这些提前做好准备没有;还要考虑参加会议人员就餐在哪里，甚至要考虑参加会议人员的业余闲暇时间的安排，是自由安排还是集体活动。

当然，并不是所有的问题都要考虑，比如会议进行半天的时候可以不用考虑参会人员住宿问题。一般来说，会议进行一个小时也不需要考虑参会人员的就餐问题。一个专业的会议公司在进行会议策划时，所要注意的事项比本文所写多得多，往往会出现很多临场问题。只能在精心准备的前提下，临场发挥了。